Executive Assistant & Office Manager (m/w/d) - zunächst befristet auf 1 Jahr (Krankheitsvertretung)

Wer wir sind: Wir sind amp: die Agentur für Sound Branding, das einen Unterschied macht. Wir kreieren einzigartige Sound Identities für die coolsten Marken weltweit – von Mastercard bis Mercedes- Benz. Unsere Mission? Marken einen Klang zu geben, der echte Verbindungen schafft. Wie? Indem wir Klang, Stimme und Musik über jeden Touchpoint hinweg meisterhaft orchestrieren. Dabei sind wir stolzer Teil der WPP Gruppe, eine der weltweit größten Medien- und Kommunikationsunternehmen.

Wir suchen dich: Als Executive Assistant & Office Manager (m/w/d) bist du die rechte Hand unseres CEOs und hältst ihm im operativen Tagesgeschäft den Rücken frei. Gleichzeitig sorgst du dafür, dass unsere drei Büros in Deutschland echte Wohlfühlorte für unser Team sind. Wir suchen dich in Vollzeit (40h/Woche) für unser Office in München. Da in dieser Rolle der direkte Draht zum Team und zum CEO wichtig ist, wünschen wir uns viel Präsenz vor Ort. Flexible Home-Office-Tage sind natürlich trotzdem auch möglich. Die Position ist zunächst auf ein Jahr befristet, es besteht jedoch die Möglichkeit zur langfristigen Übernahme.

Deine Hauptaufgaben im Überblick:

Termin- und Kalendermanagement: Du jonglierst souverän den dynamischen Kalender unseres CEOs, auch über verschiedene Zeitzonen hinweg. Dabei denkst du immer einen Schritt voraus und sorgst dafür, dass der CEO bei relevanten Meetings mit Externen bestens gebrieft ins Gespräch geht.

Postfachverwaltung und Korrespondenz: Du bist der smarte Filter im Posteingang. Du bearbeitest den E-Mail-Verkehr unseres CEOs eigenständig, wickelst die Geschäftskorrespondenz ab und verfasst treffsichere Entwürfe für unsere interne und externe Kommunikation.

Aufgaben- & Fristmanagement: Du hältst unserem CEO proaktiv den Rücken frei. Du strukturierst, priorisierst und verfolgst To-Dos und Termine verlässlich, sodass im dynamischen Agenturalltag keine Deadline untergeht.

Reisemanagement und Spesenabrechnung: Du planst die internationalen Geschäftsreisen unseres CEOs von A bis Z. Auch für das Team hast du bei Reisefragen immer ein offenes Ohr und sorgst im Hintergrund dafür, dass bei den Reise- und Spesenabrechnungen alles reibungslos läuft.

Recherche und Präsentationserstellung: Mit deinen gezielten Recherchen tauchst du tief in neue Themen ein und lieferst so wertvolle Insights für unsere Projekte. Gegebenenfalls erstellst du Slides für die ein oder andere Präsentation.

Beziehungsmanagement: Du bist ein echtes Kommunikationstalent. Du pflegst aktiv und auf Augenhöhe die Beziehungen zu den Lieferanten von amp sowie zu unseren Partneragenturen im WPP-Netzwerk.

Office Management & Agenturalltag: Du sorgst dafür, dass in unseren drei Büros in München und Berlin alles rundläuft. Ob es um die Verwaltung von Büromaterial oder die Steuerung unserer externen Dienstleister geht, du hast unsere Offices fest im Griff und schaffst ein Umfeld, in dem wir optimal arbeiten können.

Eventmanagement: Ob Teamevent oder Sommerfest - mit einem Auge für Details planst und organisierst du unsere internen Firmenveranstaltungen und sorgst für unvergessliche Momente.